Tworzenie procedury obiegu

Co to jest procedura obiegu¶

Procedura obiegu to sformalizowana ścieżka, według której dokumenty krążą w firmie. Poszczególne kroki procedury odpowiadają czynnościom, na przykład wprowadzenie dekretacji lub decyzjom, na przykład akceptacja przełożonego.

Elementy procedury obiegu¶

Procedura obiegu składa się z działań i przejść między działaniami. Dostępnych jest kilka rodzajów działań:

Zadanie – użytkownik ma do wyboru jedną opcję – zatwierdź.
Zadanie oczekujące – działanie wykonywane automatycznie, bez udziału operatora. System sprawdza zdefiniowany warunek i po jego spełnieniu automatycznie zatwierdza krok. Dopóki warunek nie jest spełniony, działanie pozostaje w stanie oczekiwania.
Zadanie końcowe – działanie zamykające obieg, bez możliwości wskazania wykonawców ani warunku wymagalności pól przy odrzuceniu (nie ma dla niego ścieżki odrzucenia).
Decyzja – do wyboru są dwie opcje: zatwierdź i odrzuć.
Decyzja oczekująca – odpowiednik decyzji wykonywany automatycznie: system sprawdza warunek i w zależności od jego wartości logicznej automatycznie zatwierdza albo odrzuca krok, bez udziału operatora.
Procedura – pozwala wstawić w dane miejsce obiegu inną, wcześniej zdefiniowaną procedurę (podprocedurę).

Każdy wybór, ręczny lub automatyczny, powoduje przejście do kolejnego działania lub zakończenie procedury, jeżeli działanie jest ostatnią czynnością w obiegu.

Dodanie procedury obiegu¶

Dodanie działania¶

KROK 1: Aby dodać procedurę należy wejść w Ustawienia / Personalizacja / Procedury a następnie wybrać opcję Dodaj

KROK 2: Pojawi się formularz z parametrami procedury. Wymagane pola to Nazwa oraz Dotyczy dokumentu. Szczególnie drugie pole jest ważne gdyż dotyczy typu dokumentu, którego będzie dotyczyła tworzona procedura obiegu.

Procedurę można użyć wyłącznie we wskazanym typie dokumentu, jeżeli jest potrzeba stworzenia identycznej procedury dla innego typu dokumentu to należy utworzyć kolejną procedurę i przypisać ją do tego typu dokumentu.

Zaznaczenie znacznika domyślna procedura dla wybranego typu dokumentu spowoduje, że każdy nowo utworzony dokument danego typu będzie uruchamiał domyślnie tę procedurę.

Poprzez pola Obowiązuje od i Obowiązuje do można sterować terminem, w którym dana procedura będzie aktywna.

KROK 3: Mając utworzoną procedurę możemy dodawać działania. Należy przełączyć się na zakładkę Działania. Dla nowo utworzonej procedury od razu otworzy się formularz dodania działania.

Zdecydowanie łatwiej projektuje się procedurę obiegu jako diagram. Przełączenie na graficzny edytor diagramu odbywa się przez zakładkę Diagram.

Dla każdego działania zdefiniowanego w ramach procedury należy wypełnić taki formularz. Jeżeli potrzebujemy więcej działań w ramach procedury należy kliknąć w przycisk Dodaj.

Diagram obiegu¶

Większość czynności, związanych z dodawaniem działań, można wykonać łatwiej i szybciej z poziomu graficznego edytora procedur. Każde działanie reprezentowane jest przez zaokrąglony prostokąt zaś strzałki na diagramie symbolizują zapisy z sekcji „Wykonanie po działaniu”.

Tworzenie nowych działań jest proste, wystarczy z menu Dodaj wybrać działanie i umieścić je na diagramie. Następnie myszą należy połączyć działania. Czerwona strzałka oznacza odrzucenie działania a zielona zaakceptowanie.

Na diagramie możemy jeszcze zmienić nazwę działania. Wystarczy wejść w tryb edycji.

Aby dokończyć konfigurację należy wyjść z diagramu i wpisać warunki oraz wykonawców działań.

Kopiowanie i usuwanie kroków na diagramie¶

Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na kroku obiegu na diagramie otwiera menu kontekstowe z dwoma dodatkowymi opcjami:

Kopiuj – tworzy duplikat działania (dostępne wyłącznie dla pojedynczych kroków, nie dla grup). Kopia otrzymuje nazwę z dopiskiem „kopia” i jest umieszczana na diagramie tuż obok oryginału. Razem z działaniem kopiowane są jego warunki, wykonawcy, ustawienia pól (w tym wymagalność i wymagalność przy odrzuceniu), pozycje menu oraz tłumaczenia nazw.
Usuń – usuwa krok z procedury. Użyte na grupie działań nie usuwa działań wchodzących w jej skład – jedynie rozgrupowuje je i usuwa samą grupę.

Przed wykonaniem kopiowania diagram jest automatycznie zapisywany, dlatego jeżeli w danym momencie diagram zawiera błędy uniemożliwiające zapis, kopiowanie nie zostanie wykonane.

Menu kontekstowe nie jest dostępne przy przeglądaniu uruchomionego obiegu konkretnego dokumentu, przy przeglądaniu wcześniejszej wersji procedury (historii) ani wtedy, gdy użytkownik nie ma uprawnień do modyfikacji wzorca procedury.

Konfiguracja działania¶

Nazwa unikalna w ramach procedury nazwa działania. Nazwa działania będzie wyświetlana użytkownikowi w zakładce Obieg na dokumencie.

Typ działania określa sposób, w jaki krok jest wykonywany oraz jakie ustawienia są dla niego dostępne:

Zadanie i Decyzja – pełna konfiguracja: wykonawcy, pola, warunki, menu, czasy, ścieżki (dla Decyzji dodatkowo ścieżka odrzucenia), a także opcje konsultacji, przekazywania, podpisu pliku i cofania działania.
Zadanie oczekujące i Decyzja oczekująca – działania automatyczne. Nie wskazuje się dla nich wykonawców ani nie konfiguruje się opcji konsultacji, przekazywania, podpisu pliku ani cofania – krok jest zatwierdzany (a dla decyzji oczekującej, w zależności od wyniku warunku, także odrzucany) samodzielnie przez system na podstawie warunku wykonania.
Zadanie końcowe – zamyka obieg. Formularz nie zawiera sekcji wykonawców, a w tabeli pól niedostępne są kolumny „Wymagane” i „Wymagane przy odrzuceniu”, ponieważ dla tego typu działania nie istnieje ścieżka odrzucenia.
Procedura – w miejsce pełnej konfiguracji pojawia się wyłącznie pole Subprocedura, w którym wskazujemy inną, istniejącą procedurę tego samego typu dokumentu, wykonywaną jako podproces w tym miejscu obiegu.

Zmiana statusu w zależności od wybranego typu działania do wyboru jest jedna opcja – „Po zatwierdzeniu zmienia status na”, lub dwie, dodatkowo jest opcja „Po odrzuceniu zmienia status na”. W tym miejscu mamy możliwość ustawić jak zmieni się status dokumentu w zależności od decyzji użytkownika w ramach obiegu.

Wyłącz możliwość cofnięcia działania zaznaczenie tej opcji powoduje to, że decyzja użytkownika w ramach obiegu jest nieodwracalna, nie może jej zmienić.

Jak widać na razie nie można zapisać działania. Trzeba dodać jeszcze wykonawców działania. Dobrze jest dodać także warunki wykonania działania.

Ścieżki¶

Dla każdego działania (poza typem Procedura) można dostosować przyciski, którymi wykonawca kończy krok obiegu:

Nazwa przycisku – własna etykieta przycisku zatwierdzenia, a dla Decyzji i Decyzji oczekującej także przycisku odrzucenia, wyświetlana użytkownikowi zamiast domyślnej „Zatwierdź”/„Odrzuć”.
Status docelowy – status, na jaki zostanie przełączony dokument po wybraniu danej ścieżki (patrz też pole Zmiana statusu powyżej).
Wymagany komentarz – wymusza wpisanie komentarza przez wykonawcę przy wybraniu danej ścieżki. Opcja nie ma zastosowania dla działań automatycznych (Zadanie oczekujące, Decyzja oczekująca), ponieważ te wykonywane są bez udziału użytkownika.

Ścieżka odrzucenia jest widoczna wyłącznie dla działań typu Decyzja i Decyzja oczekująca – pozostałe typy działań mają tylko ścieżkę zatwierdzenia (lub, w przypadku Zadania końcowego, kończą obieg bez dalszej ścieżki).

Warunki¶

Wykonanie po działaniu – opcja określa działania, które bezpośrednio poprzedzają dane działanie. Na przykład działanie „Zatwierdzenie merytoryczne” będzie miało miejsce jeżeli działanie „Rejestracja w systemie” będzie zakończone ze statusem „Zatwierdzone”. Jeżeli korzystamy z diagramu, dostajemy częściowo wypełniony formularz. Dane, które należało podać w kroku 3. Dodanie procedury obiegu są wypełnione, jeżeli połączyliśmy działania strzałkami.

Warunki wykonania – w tym miejscu określamy jakie muszą być spełnione warunki by działanie zostało uruchomione. Warunek określamy na podstawie pól dokumentu, na przykład możemy określić, że zatwierdzenie merytoryczne powinno mieć miejsce tylko dla dokumentów, w których kwota brutto jest większa niż 1000 zł. Ten sam mechanizm warunków wykorzystywany jest do automatycznego zatwierdzania/odrzucania działań typu Zadanie oczekujące i Decyzja oczekująca.

Wykonawcy¶

W tej sekcji wskazujemy, kto ma wykonać nasze działanie. Każde działanie musi mieć przynajmniej jednego wykonawcę. Wykonawcą może być konkretne osoba, grupa osób, dział itp. Można też stworzyć akcję automatyczną, wykonywaną bez ingerencji operatora systemu. Przykładem takiego działania może być na przykład pominięcie zatwierdzenia merytorycznego dla dokumentów w których kwota brutto jest mniejsza niż 1000 zł.

Dodając wykonawcę określam kto odpowiada za dane działanie. Przy niektórych opcjach mamy do wyboru „Ktokolwiek z …” oraz „Wszyscy z …”; w pierwszej opcji wystarczy, by jedna osoba z danej grupy wykonała akcję w działaniu, przy drugiej opcji wszystkie osoby muszą wykonać działanie. Niektóre opcje wymagają dodatkowego parametru, np. wskazania działu.

Możemy dodać większą ilość wykonawców, np. po to, by dwa działy musiały podjąć decyzję w działaniu. Przy dodawaniu kolejnych wykonawców pojawia się nowe pole z dwoma opcjami – „oraz” i „lub”. Po wybraniu pierwszej opcji każdy z wprowadzonych wykonawców – w naszym przykładzie ktokolwiek z działu księgowości oraz przełożony osoby uruchamiającej obieg – musi wykonać akcję w działaniu. Po wybraniu „lub” wystarczy, że jeden z wykonawców wykona działanie.

W osobnym artykule znajduje się kilka przykładów, jak można konfigurować kroki obiegu.

Dodatkową opcją w sekcji Wykonawcy jest wysyłanie maili. Możemy tak skonfigurować system, by automatycznie powiadamiał osoby o danym kroku obiegu. Mamy do wyboru dwie opcje:

powiadomienie wykonawcy o nowym zadaniu
powiadomienie osoby, która uruchomiła obieg o zakończeniu działania

Konsultacje i przekazywanie działań¶

Dla działań, które mają wskazanego wykonawcę (czyli nie są automatyczne), można sterować możliwością konsultowania i przekazywania zadania innym osobom:

Wyłącz możliwość konsultacji działania – po zaznaczeniu wykonawca nie będzie mógł poprosić o konsultację innej osoby przy tym kroku obiegu.
Wyłącz możliwość przekazywania działania – po zaznaczeniu wykonawca nie będzie mógł przekazać wykonania tego kroku innej osobie.

Jeżeli dana możliwość nie jest wyłączona, dostępna jest dodatkowa opcja:

Sprawdzenie uprawnień dla użytkownika przy konsultacji / Sprawdzenie uprawnień dla użytkownika przy przekazaniu – po zaznaczeniu system sprawdza, czy osoba wybrana do konsultacji lub jako osoba, której przekazywane jest zadanie, ma uprawnienia do modyfikacji danego dokumentu (lub uprawnienia wynikające z udziału w obiegu). Jeżeli wybrana osoba nie ma takich uprawnień, wybór zostanie odrzucony z komunikatem informującym o braku uprawnień. Dzięki temu można ograniczyć krąg osób, którym zadanie może zostać przekazane lub z którymi można je skonsultować, tylko do osób faktycznie mających dostęp do dokumentu.

Obie opcje są niedostępne dla działań automatycznych (Zadanie oczekujące, Decyzja oczekująca) oraz wtedy, gdy wykonawcą działania jest akcja automatyczna.

Przypisanie procedury do typu dokumentu¶

Ostatnią czynnością, którą musimy zrobić to wskazanie nowej procedury obiegu w typie dokumentu. Aby tego dokonać należy w konfiguracji typu dokumentu wskazać nowo utworzoną procedurę. Opis parametrów konfiguracji znajduje się w artykule o ustawieniach typu dokumentu.

Jeżeli przy tworzeniu procedury obiegu zaznaczona została opcja domyślna procedura dla wybranego typu dokumentu to nie ma potrzeby wykonywać powyższych kroków. Procedura obiegu zostanie automatycznie przypisana do typu dokumentu.

Zarządzanie formularzami¶

W tej sekcji możemy sterować wyglądem formularza w zależności od stanu procedury obiegu. Dla każdego działania możemy określić, czy element ma się zachowywać standardowo, czyli tak, jak zostało to zdefiniowane na formularzu czy też odmiennie. Możemy sterować cechami elementów takimi jak widoczność, edytowalność, wymagalność oraz wymagalność przy odrzuceniu. Możemy te cechy zmieniać dla pojedynczych elementów jak również dla całych kontenerów.

Ustawienia te są od siebie zależne – pole „Edytowalne” można zaznaczyć dopiero po zaznaczeniu „Widoczne”, a pola „Wymagane” i „Wymagane przy odrzuceniu” pojawiają się dopiero po zaznaczeniu zarówno „Widoczne”, jak i „Edytowalne”. Pole będzie więc wymagane przy odrzuceniu tylko wtedy, gdy jest jednocześnie widoczne i edytowalne na danym kroku. Kolumny „Wymagane” i „Wymagane przy odrzuceniu” nie są dostępne dla działań typu Zadanie końcowe, ponieważ ten typ działania nie posiada ścieżki odrzucenia.

Przepisywanie ustawień pól z kroku wcześniejszego¶

Jeżeli konfigurowane działanie nie jest pierwszym krokiem procedury, dostępny jest przycisk Przepisz ustawienia pól z kroku powyżej. Kopiuje on do bieżącego działania ustawienia widoczności, edytowalności, wymagalności oraz wymagalności przy odrzuceniu pól z działania poprzedzającego – wskazanego przez pole Pozycja po kroku. Ułatwia to konfigurację kolejnych, podobnych do siebie kroków obiegu, ponieważ nie trzeba za każdym razem ręcznie zaznaczać tych samych ustawień na drzewku pól od nowa. Po przepisaniu ustawień warto je zweryfikować i w razie potrzeby dostosować do wymagań konkretnego kroku, a następnie zapisać działanie.

Czas oczekiwania¶

W tej sekcji są dwa parametry:

Planowany czas oczekiwania parametr ten określa ile maksymalnie działanie może czekać na podjęcie pracy. Po przekroczeniu tego czasu zadanie zostanie oznaczone jako przeterminowane

Planowany czas wykonania parametr ten określa maksymalny czas wykonania działania. Pole to służy przede wszystkim do określenia czasu wykonania działania w procesie na potrzeby tworzenia harmonogramów czasowych. Określenie, że dana czynność trwa np. 4 godziny pozwala na rozplanowanie kolejnych kroków zależnych od tej czynności.

Propagowanie zmian procedury¶

Procedura zapisana jako wzorzec (szablon) może być w każdej chwili modyfikowana, mimo że część dokumentów korzysta już z jej wcześniejszej wersji i ma uruchomione, niezakończone jeszcze obiegi. Domyślnie zmiany wprowadzone we wzorcu obowiązują dopiero dla nowo uruchamianych obiegów. Aby zastosować wprowadzone zmiany także do już uruchomionych obiegów, bez konieczności ich ponownego uruchamiania, służy funkcja propagacji zmian.

Propagację można uruchomić na dwóch poziomach:

Dla całej procedury – przycisk Propaguj zmiany dostępny na formularzu procedury. Propaguje wyłącznie ustawienia ogólne procedury (nazwę, testerów, tagi, tłumaczenia) – nie propaguje zmian w działaniach.
Dla pojedynczego działania – przycisk Propagacja dostępny na formularzu działania. Propaguje zmiany wprowadzone w danym kroku obiegu.

Po uruchomieniu propagacji pojawia się okno z listą uruchomionych obiegów korzystających z procedury, wraz z zestawieniem elementów, które różnią się od aktualnej wersji wzorca, m.in.: dokument, działanie, ustawienia ogólne, pola, wykonawcy, warunek, warunek wykonania, menu, akcja oraz tłumaczenia (dla propagacji całej procedury dodatkowo: ustawienia ogólne procedury, testerzy i tagi).

Po potwierdzeniu (system informuje, że operacja może potrwać dłuższą chwilę) zmiany z wzorca – w tym m.in. ustawienia pól wraz z wymagalnością i wymagalnością przy odrzuceniu, warunki oraz wykonawcy – zostają zastosowane do odpowiadających im kroków uruchomionych obiegów. Jeżeli propagowany krok oczekuje na akcję, a wszyscy wymagani wykonawcy już go wcześniej zaakceptowali, może on zostać automatycznie zakończony w ramach propagacji.

Po zakończeniu operacji system informuje o jej wyniku – powodzeniu, braku zmian do propagacji lub błędzie propagacji.